- お客さんや取引先から頂いた仕事のメール。
- 社内の連絡事項や上長からの指示のメール。
届いたメールにそつなく。できるなら
- じょうずに返信をしたい。
- 好感度も上がれば言う事なし。
新しい職場や、新社会人に成ったばかりの頃って、
ルールやお作法、空気感がつかめず苦戦しますね。
無邪気に返信して、
怒られたり、
あきれられたり。
誤字満載のメールや、
何故か返信相手の名前を間違えたり、
内容が全然違ってしまったり。
返信文を作成中に送信ボタンを押してしまったり、
何故か誤送信をしてしまい、関係者以外の
知らんヒトから誤送信の指摘メールが届いたり。
しかも、
誤送信のお詫びメールを慌てて送り、
御送信のお詫び、になっていて、
自ら失笑。
そして、自己嫌悪。
これ、ありえない話に思えますが、事実。
当ブログ管理人が
実際に起こした珍現象です。
今思い出しても頭に「?」が出まくる、
不可解なメール対応。
思わず叫びたくなる赤面の振る舞いです。
そんな、黒歴史に近い過去を持つ管理人ですが、
- 基本となる言葉
- ビジネスマナー以前の心得
- ネットで見つけた例文集では、いまいち分からない返信メールの心得
をいくつかまとめてみたいと思います。
参考 好かれるメール 嫌われるメール (静山社文庫)
おしながき
メールの敬語お決まりの例文はこれ
この例文を抑えておくだけで、好印象です。
女子なら間違いなく、女子力を感じる間違いありません。
男子だって、一味違う印象を与えます。
メールの言葉遣いはコレだ
このパターンをメールの文章に混ぜるだけで、メールを貰った人は好印象を持つでしょう。
- 承知しました。
- 承知いたしました。
- 拝見いたしました。
- お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のほどをお知らせいただけると幸いです。
- お手数をおかけしますが、下記の件、よろしくお願いいたします。
- うかがいます。よろしくお願いします。
- この方向で進めてください。よろしくお願いいたします。
- お問い合わせいただいた内容は下記の通りです。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
- お手数をおかけいたしますが、NNNNNNしていただきたく存じます。
- お忙しいところ、失礼いたしました。
- お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
- メールにて恐縮ですが、取り急ぎごあいさつまで。
- メールにて恐縮ですが、取り急ぎお願い申し上げます。
- よろしくご査収ください。
- お目通しいただければ幸いです。
- ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
メールをする上でのお作法とか
今一度、メールの送り方について整理しておきましょう。返信メール以前の心得
仕事のメールで押さえておきたいポイントはどこに有るのでしょうか?
意外と悩むところです。
単にビジネスマナーを強く意識した文章でも
実は、それ以前に問題が有ったりします。
頭に入れておきたい事前事項
新しい職場や、新人の頃は必ずメールの書きっぷりを先輩社員に確認してもらうのが良いです。
この時、メール本文を紙に印刷し、
赤ペン先生になってもらいましょう。
逆に何事も確認することが、
職場の円滑なコミュニケーションのひとつでもあり
ビジネスマナー以前の大切なお作法です。
つまり、
かっこつけて勝手な自分の判断で物事を進めないこと。
なぜなら、メールは証跡になるからです。
つきつめると、
返信メールは何らかの回答となることが多い
⇒トラブルになったときの証拠にされる。
これは、自分が軽い気持ちで返信したメールだって、
取引先にしてみれば証拠となります。
この辺り「新人だから~」で通用しない事も有るので
注意が必要。
日ごろ、人当たりもよく親切なおっさんだなぁ~
って思っていても、トラブルになったとたん怖いくらい
厳しい言葉をを浴びせてくることだってあります。
何事も確認が大切です。
特に、新しい会社や職場では、
内部で報告や承認を経なければ
回答できない事が多いははずです。
また、社内メールなら、
円滑な組織運営や自分の評価にもつながる
意外にして大切な側面があります。
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次に、気をつけたいのがメールの文章の中での誤変換。
・メールの間違いは指摘してくれない事が多い。
⇒取引先はメールの誤字や脱字などはスルーします。
常に誤字を連発しているようでは、
あいては残念なヒトの烙印を押された状態で接してきます。
社内メールなら、失笑を貰い、
小ばかにされ続ける運命が始まります。
(極端な場合ですよ。)
これは、今後仕事をしていく上で、圧倒的に不利。
ビジネスマナーとして返信メールで例文の丸写しや、些細な文字の間違い、誤字脱字で死活問題になることは少なくても、誤送信は内容によってはセキュリティー事故として、対外的にエスカレートしてしまったら、高額な損害賠償へ発展してしまうこともあります。
メールを作成したら、ひと呼吸おいて
落ち着いて、送信先と本文の見直しを
しましょうね。
![ひぇ~徹夜したメールが誤字だらけ](https://i0.wp.com/xn--n8jtc0b9dub6348amu0anh2a.net/wp-content/uploads/2014/02/761a64101b5401d382cb9b2dc5a0a7b1-300x198.jpg?resize=300%2C198)
読みやすさに注意
「メールの読みやすさ」にも色々な観点がありますが、例えば、上で書いてある、
ビジネスマナーとして返信メールで例文の丸写しや、些細な文字の間違い、誤字脱字で死活問題になることは少なくても、誤送信は内容によってはセキュリティー事故として、対外的にエスカレートしてしまったら、高額な損害賠償へ発展してしまうこともあります。
と、いった石版みたいな文章よりも
ビジネスマナーとして返信メールで
例文の丸写しや、些細な文字の間違い、
誤字脱字で死活問題になることは少なくても、
誤送信は内容によってはセキュリティー事故として、
対外的にエスカレートしてしまったら、
高額な損害賠償へ発展してしまうこともあります。
少々内容や、「て」「に」「を」「は」が適切に
使われていなくても、改行したほうが見やすく、
読みやすくなります。
なので、
かっこよく、
大人っぽく書こうとして、
石盤みたいな文字のならびにしちゃうのではなく、
改行を入れ、短文にするなどを行い、
相手への伝わり方に注意することが大切です。
これは新人に限らず、ベテランになっても続く
永遠のテーマです。
返信相手への敬称とCC
1.送信者さんに「~様」をつける。
「~さん」では不快に感じる人も多いです。
特に社内のメールには留意しましょう。
新参者は先輩や年配に、
それなりの敬意を評して欲しいと感じる御仁もいます。
「~様」をつける習慣を身に付けましょう。
2.受け取ったメールには返信をする。
基本的に、メールが届いたかどうか確認したい送信者も多いです。
複数人宛のご案内メールでは
返信は原則不要と考えて大丈夫ですが、
内容を踏まえてメール毎に考えましょう。
もちろん、質問がある場合は返信でもOK
問合せメールへは、即答できない場合も多いと思いますが、
その場合、「確認してから回答致します」って
感じの返信も大切です。
やり取りしている内容によっては、
相手もメールへの回答受けて、相手方の内部の調整を
進める場合が多いですから、困らせることになります。
メール以前の仕事のお作法ですかね。
ただし、ココで注意。
送信者さんのみに返信メールをするのか、
CCの方々にも返信メールをするのか?
判断が必要です。
通常、送信者さんのみに返信(確認)すればよいコトが
ほとんどですが、CCを入れるかどうかは、
念のため、先輩に確認しましょう。
そして、CC手入力でコピペと手打ちでアドレスを切り貼りして、手直ししていると、
知らないうちに、ミスタイプしていて
全然別人のアドレスになってしまう
ことがあります。
社内メールでも、社外メールでも
大きな会社の場合、
同姓同名や一文字違いの方が
沢山いらっしゃいます。
メールアドレスもとてもよく似たものが多いです。
CCが多いメールへの返信は、
必ず、「全員に返信」ボタンを使いましょう。
![全員に返信ボタン](https://i0.wp.com/xn--n8jtc0b9dub6348amu0anh2a.net/wp-content/uploads/2014/02/8b1e03f898c50c27b6ae49c9cfe3be2e.png?resize=286%2C113)
または「返信」
![全員に返信2](https://i0.wp.com/xn--n8jtc0b9dub6348amu0anh2a.net/wp-content/uploads/2014/02/54c6ddad8f3b8cd341b8d495c8695739.png?resize=286%2C113)
※それぞれ、ピンクのところですな。
CCを入れてメールを返す場合、
必ずメールブラウザーの全員に返信ボタンで
メール作成画面を開きましょう。
手作業でメールアドレスを入れることは極力避けるべし。
![返信メールの失敗し頭を抱えるヒト](https://i0.wp.com/xn--n8jtc0b9dub6348amu0anh2a.net/wp-content/uploads/2014/02/ed0a666f2e3fa17281737090df6047e4-200x300.jpg?resize=200%2C300)
こんなことにも気をつけて
メールの対応や内容は、その人の仕事っぷりがあらわれてきます。メールのレスポンスが無いのに、
ツイッターやブログ、フェースブックはこまめに更新している
こんな状態だと、ため息が漏れます。
仕事より自己表現かよ。
当ブログ管理人も注意が必要なところですな。
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本日のまとめ
ビジネスマナー!?メールの返信は例文に無いココに注意!心得
-
メールの文章は
- メールの言葉遣いの基本を抑えておきましょう
- まずは送信前に、文章とあて先の再確認
- 先輩に内容の確認をしてもらうのは、
極めて有効。そして、当然のマナー。 - メールのたびに誤字がある場合、将来に影響する
- メールは証跡になる
- 返信相手への敬称とCCに注意
- CCも含める返信メールは
「ブラウザーの全員に返信ボタン」を使用 - 仕事より自己表現かよ。
って言われないように速やかな返信 - 見もふたもありませんが、メールがうまく書けない場合、
電話です。
送る前に
![ひぇ~ってならない様に](https://i0.wp.com/xn--n8jtc0b9dub6348amu0anh2a.net/wp-content/uploads/2014/02/ab540b524ce8eb4386699eaeb6afe438-200x300.jpg?resize=200%2C300)