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メールの返信マナーとは?ビジネスで失敗しない例文はコレ!

      

関連タグ:仕事, 就活, 新入社員 

仕事のメール、かっこよく返信したいですよね。

ひぇ~やってまった

例えば、

  • お客さんや取引先から頂いた仕事のメール。
  • 社内の連絡事項や上長からの指示のメール。

届いたメールにそつなく。できるなら

  • じょうずに返信をしたい
  • 好感度も上がれば言う事なし。
でも、

新しい職場や、新社会人に成ったばかりの頃って、
ルールやお作法、空気感がつかめず苦戦しますね。

無邪気に返信して、



怒られたり、
あきれられたり。

誤字満載のメールや、
何故か返信相手の名前を間違えたり、
内容が全然違ってしまったり。

返信文を作成中に送信ボタンを押してしまったり、
何故か誤送信をしてしまい、関係者以外の
知らんヒトから誤送信の指摘メールが届いたり。

しかも、

誤送信のお詫びメールを慌てて送り、
御送信のお詫び、になっていて、
自ら失笑。

そして、自己嫌悪

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これ、ありえない話に思えますが、事実
当ブログ管理人が
実際に起こした珍現象です。

今思い出しても頭に「?」が出まくる、
不可解なメール対応。
思わず叫びたくなる赤面の振る舞いです。

そんな、黒歴史に近い過去を持つ管理人ですが、

  • 基本となる言葉
  • ビジネスマナー以前の心得
  • ネットで見つけた例文集では、いまいち分からない返信メールの心得


をいくつかまとめてみたいと思います。

参考 好かれるメール 嫌われるメール (静山社文庫)


メールの敬語お決まりの例文はこれ


この例文を抑えておくだけで、好印象です。
女子なら間違いなく、女子力を感じる間違いありません。
男子だって、一味違う印象を与えます。

メールの言葉遣いはコレだ

このパターンをメールの文章に混ぜるだけで、
メールを貰った人は好印象を持つでしょう。
  • 承知しました。
  • 承知いたしました。
  • 拝見いたしました。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のほどをお知らせいただけると幸いです。
  • お手数をおかけしますが、下記の件、よろしくお願いいたします。
  • うかがいます。よろしくお願いします。
  • この方向で進めてください。よろしくお願いいたします。
  • お問い合わせいただいた内容は下記の通りです。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
  • お手数をおかけいたしますが、NNNNNNしていただきたく存じます。
  • お忙しいところ、失礼いたしました。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
  • メールにて恐縮ですが、取り急ぎごあいさつまで。
  • メールにて恐縮ですが、取り急ぎお願い申し上げます。
  • よろしくご査収ください。
  • お目通しいただければ幸いです。
  • ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
参考文献:好かれるメール 嫌われるメール (静山社文庫) 作者: 杉山美奈子 

メールをする上でのお作法とか

今一度、メールの送り方について整理しておきましょう。

返信メール以前の心得

仕事のメールで押さえておきたいポイントは
どこに有るのでしょうか?
意外と悩むところです。

単にビジネスマナーを強く意識した文章でも
実は、それ以前に問題が有ったりします

頭に入れておきたい事前事項

新しい職場や、新人の頃は必ずメールの書きっぷりを
先輩社員に確認してもらうのが良いです。

この時、メール本文を紙に印刷し、
赤ペン先生になってもらいましょう

逆に何事も確認することが、
職場の円滑なコミュニケーションのひとつでもあり
ビジネスマナー以前の大切なお作法
です。

つまり、
かっこつけて勝手な自分の判断で物事を進めないこと。
なぜなら、メールは証跡になるからです。

つきつめると、

返信メールは何らかの回答となることが多い
⇒トラブルになったときの証拠にされる。
これは、自分が軽い気持ちで返信したメールだって、
取引先にしてみれば証拠となります。

金額、数量、期日、と言った約束事は特に注意が必要です。

この辺り「新人だから~」で通用しない事も有るので
注意が必要。

日ごろ、人当たりもよく親切なおっさんだなぁ~
って思っていても、トラブルになったとたん怖いくらい
厳しい言葉をを浴びせてくることだってあります。

何事も確認が大切です。

特に、新しい会社や職場では、
内部で報告や承認を経なければ
回答できない事が多いははずです。

また、社内メールなら、
円滑な組織運営や自分の評価
にもつながる
意外にして大切な側面があります。


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次に、気をつけたいのがメールの文章の中での誤変換。

・メールの間違いは指摘してくれない事が多い。
⇒取引先はメールの誤字や脱字などはスルーします。

誰しも一度や二度の間違いはありますが、
常に誤字を連発しているようでは、
あいては残念なヒトの烙印を押された状態で接してきます。

社内メールなら、失笑を貰い、
小ばかにされ続ける運命が始まります。
(極端な場合ですよ。)


これは、今後仕事をしていく上で、圧倒的に不利

ビジネスマナーとして返信メールで例文の丸写しや、些細な文字の間違い、誤字脱字で死活問題になることは少なくても、誤送信は内容によってはセキュリティー事故として、対外的にエスカレートしてしまったら、高額な損害賠償へ発展してしまうこともあります。

メールを作成したら、ひと呼吸おいて
落ち着いて、送信先本文の見直し
しましょうね。

ひぇ~徹夜したメールが誤字だらけ

読みやすさに注意

「メールの読みやすさ」にも色々な観点がありますが、

例えば、上で書いてある、

ビジネスマナーとして返信メールで例文の丸写しや、些細な文字の間違い、誤字脱字で死活問題になることは少なくても、誤送信は内容によってはセキュリティー事故として、対外的にエスカレートしてしまったら、高額な損害賠償へ発展してしまうこともあります。

と、いった石版みたいな文章よりも

ビジネスマナーとして返信メールで

例文の丸写しや、些細な文字の間違い、
誤字脱字で死活問題になることは少なくても、

誤送信は内容によってはセキュリティー事故として、
対外的にエスカレートしてしまったら、

高額な損害賠償へ発展してしまうこともあります。


少々内容や、「て」「に」「を」「は」が適切に
使われていなくても、改行したほうが見やすく、
読みやすくなります。


なので、

かっこよく、

大人っぽく書こうとして、

石盤みたいな文字のならびにしちゃうのではなく、
改行を入れ、短文にするなどを行い、
相手への伝わり方に注意することが大切です。

これは新人に限らず、ベテランになっても続く
永遠のテーマです。


返信相手への敬称とCC


1.送信者さんに「~様」をつける。

「~さん」では不快に感じる人も多いです。

特に社内のメールには留意しましょう。
新参者は先輩や年配に、
それなりの敬意を評して欲しいと感じる御仁もいます。

「~様」をつける習慣を身に付けましょう


2.受け取ったメールには返信をする。
基本的に、メールが届いたかどうか確認したい送信者も多いです。

複数人宛のご案内メールでは
返信は原則不要と考えて大丈夫ですが、
内容を踏まえてメール毎に考えましょう

もちろん、質問がある場合は返信でもOK

問合せメールへは、即答できない場合も多いと思いますが、
その場合、「確認してから回答致します」って
感じの返信も大切です。

やり取りしている内容によっては、
相手もメールへの回答受けて、相手方の内部の調整を
進める場合が多いですから、困らせることになります。

メール以前の仕事のお作法ですかね。

ただし、ココで注意

送信者さんのみに返信メールをするのか、
CCの方々にも返信メールをするのか?
判断が必要です。

通常、送信者さんのみに返信(確認)すればよいコトが
ほとんどですが、CCを入れるかどうかは、
念のため、先輩に確認しましょう。

そして、CC手入力でコピペと手打ちでアドレスを切り貼りして、手直ししていると、
知らないうちに、ミスタイプしていて
全然別人のアドレスになってしまう
ことがあります。

社内メールでも、社外メールでも
大きな会社の場合、
同姓同名や一文字違いの方
沢山いらっしゃいます。

メールアドレスもとてもよく似たものが多いです。

CCが多いメールへの返信は、
必ず、「全員に返信」ボタンを使いましょう。

全員に返信ボタン


または「返信」

全員に返信2


※それぞれ、ピンクのところですな。

CCを入れてメールを返す場合、
必ずメールブラウザーの全員に返信ボタンで
メール作成画面を開きましょう


手作業でメールアドレスを入れることは極力避けるべし。

返信メールの失敗し頭を抱えるヒト

こんなことにも気をつけて

メールの対応や内容は、その人の仕事っぷりがあらわれてきます。

メールのレスポンスが無いのに、
ツイッターやブログ、フェースブックはこまめに更新している
こんな状態だと、ため息が漏れます。

仕事より自己表現かよ。

当ブログ管理人も注意が必要なところですな。


本日のまとめ

ビジネスマナー!?メールの返信は例文に無いココに注意!

心得
    メールの文章は

  • メールの言葉遣いの基本を抑えておきましょう

  • 送る前に

  • まずは送信前に、文章とあて先の再確認
  • 先輩に内容の確認をしてもらうのは、
    極めて有効。そして、当然のマナー。
  • メールのたびに誤字がある場合、将来に影響する
  • メールは証跡になる
  • 返信相手への敬称とCCに注意
  • CCも含める返信メールは
    「ブラウザーの全員に返信ボタン」を使用
  • 仕事より自己表現かよ。
    って言われないように速やかな返信
  • 見もふたもありませんが、メールがうまく書けない場合、
    電話です。

ひぇ~ってならない様に
普段からの心がけが、できる男の必須条件♪

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