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ビジネスメールの書き方!例文じゃわからない注意したい6のポイント

      

関連タグ:仕事, 就活, 新入社員 

メールの書き方が分からない。
ビジネス(仕事)の場に
ふさわしい書き方、マナー(お作法)が

わからない。

でも、かっこよくビシッとメールしたい。

ビジネスメールの書き方

会社のPCでメールブラウザーを開いて
フリーズしてしまうことも多いですよね。

意味が通じない文章になったり、

何度も書き直しているうちに、
誤字脱字どころか、
要件がまるっと抜けていたり。


特に目上の人や
重要な(やっかいな)お客様に送るメールや
催促メールは

正直、苦手な日々を送っていました。


ほら、メールって書きっぷりしだいで、

  • 期限
  • 求める行動(アクション)
  • 要求していること

など、相手に伝わらなかったり、

ニュアンスが誤って伝わって
不愉快な思いをさせてしまうことも
ありえますからね。

実際、そんなメールを貰ったこともあるし。

そこで今回は

確実に相手に言いたいことを伝える
メールの書き方(見直す際の)の6つのポイントを
まとめてみました。


ほら、毎回ネットで例文を探すのも
的確なものが見つからなかったり
しますからね。

6つのコツを心がければ、仕事の効率も上がります。

それでは、早速。

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件名(タイトル)は開封してもらえる件名にする

まずは件名です。
メールのタイトルは
意外とおろそかにしがちです。


例えば、

「ご報告」
「お願い」

など、

メールを受け取った人が、
ひとめ目で用件を理解できるようにするのが
親切ってやつです。

じゃないと、いろいろ憶測や不安?を抱いたりします。

それから、後から探しにくくていろいろと厄介です。

場合によっては

スパム扱いで開封してもらえない可能性も
否めません。

なので、

  1. 日時を具体的にして、いつのことなのかわかるようにする。
  2. 固有名詞を使い、何のことなのかわかるようにする
  3. 明確に件名に掲げ、どうしてほしいのかわかるようにする。


例えば、こんな感じです。

× 「できる!営業のメールセミナーについて」
○ 「3/20(木)メールセミナーの感想」

× 「来週の会議について」
○ 「2/26(水)■□企画会議への出席依頼」

× 「お見積もりの件」
○ 「NNN社さま公式サイト制作お見積書の送付」


ここを注意するだけでも、
メールを受け取った相手の印象が
だいぶ変わります。

できるヤツ!

そんな印象になります。

ほら、

メールの本文を書くのに注意を奪われ
件名を空(から)で送信したりすることも
わりとあったりしますからね。。

気をつけられたし!


関係性によってあいさつを使い分ける

メールはコミュニケーションツール。

なので、書き始めのあいさつは必須、

そして、

相手との関係性によってフレーズ
使い分けるのもありです。

堅苦しい言い回しもありですが、
時に、相手を思いやる気持ち
感謝を伝えることも大切。

と、言っても難しく考える必要はなくって

基本

「いつもお世話になっています。」

親しい人には

「こんにちは」
「お世話さまです」


などもありです。

好感度もUPです!

1文は30文字を目安にする

で、ココからはとても重要。

確実に伝えるためには、
わかりやすい短い文がおすすめ。

具体的にはひとつの文は30文字以内

短文にすれば、

主語と述語のねじれ
意味の詰め込みすぎ

が、防げます。

長いメールや文章を短くするコツは
この3つを心がけるとで改善できます。

1.かたい表現を言い換える

・第3会議室において → 第3会議室で
・13時より14時まで → 13時~14時

2.なくても意味が通じる言葉を削る

・打ち合せの日時について → 打ち合せの日時について
・プレゼンというものは → プレゼンは

3.文をつなげることばを削って2文に分ける

・「~が」「~で」「~(し)て」などの接続詞が文を分ける目じるし。



ほら、メールってコミュニケーションの手段。
意志の伝達です。

なので文学的な表現いらないです。
倒置法や比喩を多用する必要はどこにもありません。

感動は求められていません。

むしろ混乱を招きます。

意識されたし!


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結論は先に書く

情報を迅速・正確に伝えるために、
結論は先に書く。

コレが大切です。

例えば、

「むかしむかし、あるところにおじいさんと・・・」
といった物語風の書き出しでは用件がわからなくなります。


なので、
「かぐや姫は月に帰りました」
「桃太郎は幸せに暮らしました」
「シンデレラは幸せになりました」

と初めに結論をシャープに書くのが大事です。

その後に説明として

  • 理由
  • 経緯

など詳しい内容を書くのがベターです。


聡明(そうめい)な印象になります!


あいまいな表現を避ける

誰もが一度は書いたことのある表現

今週中にNNNしてください」

これです。

この場合、人や会社の習慣によっては

今週中ってことは。。

「金曜日の朝一番」
「金曜日の17時まで」
「金曜日の24時まで」


など、解釈はさまざまにできます。


しまいには、

「金曜の24時だったら、月曜の朝1番に送れば問題なくね?」

って解釈も生まれてきます。

とくに、スケジュールが遅れがちのプロジェクトや
納期がひっ迫しているの場合、
強弁してくる人や会社さんも多くなります。


こうしたあいまいな表現はトラブルのもと。

誰が読んでも同じ解釈になるようなに書くのが大事です。

例を挙げると。。

× 今週中に
○ 金曜日の17時までに

× 来週の木曜日
○ 来週の○月○日

× いくつか
○ 3つほど/3点ほど

× 結構です、いいです(否定表現)
→○ 必要ありません/お断りします

× 結構です、いいです(肯定表現)
→○素敵です/良いことですね



最後にもう一度、してほしいことをまとめる

結びのフレーズが
「よろしくお願いします」

だけでは、

何をすればいいのかが伝わらない場合もあります。

そのため、結びでもう一度、
どんなリアクションがほしいのかをまとめる。

  1. いつまでに
  2. 何を
  3. どうしてほしいのか


簡潔にまとめよう。

例えば、こんな感じです。

期限を決めて回答を依頼するとき

・お手数をおかけして恐縮です。

⇒○○について、△月△日△時までに
  ご返信をお願いいたします。


・○○についてご確認の上、
 ⇒△月△日△時までにお知らせください。


注意!期限を決めにくい文

  • ご返事をお待ちしております。
  • ○○について、ご教示いただければ幸いです。


長いメールの場合
読み手はメールの内容を
忘れることもありますからね。

本日のまとめ

ビジネスメールの書き方!例文じゃわからない注意したい6のポイント
  • 開封してもらえる件名を付ける
  • 関係性によってあいさつを使い分ける
  • 1文は30文字を目安にする

  • 文を短くするコツは

    1. かたい表現を言い換える
    2. なくても意味が通じる言葉を削る
    3. 文をつなげることばを削って2文に分ける
  • 結論は先に書く
  • あいまいな表現を避ける
  • 最後にもう一度、してほしいことをまとめる


メールは一度書いた後に必ず見直をして、
シンプルにシェイプしませう。

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